Meeting pra-konstruksi adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa segala sesuatu di proyek dikomunikasikan dengan jelas sebelum operasi pelaksanaan dimulai. Meeting pra-konstruksi memungkinkan Anda untuk menentukan tujuan proyek, pemantauan dan pemeliharaan dan membantu mengelola ekspektasi.
Dengan mengadakan pertemuan pra-konstruksi sebelum pelaksanaan proyek yang sebenarnya, kita dapat mengidentifikasi potensi masalah, konflik dan ketidaksesuaian, serta bisa menyelesaikannya tanpa harus menghabiskan banyak uang untuk permintaan perubahan pesanan dan pengerjaan ulang yang mahal.
Meskipun kita dapat membuat standar proses konstruksi di seluruh proyek, tidak ada dua proyek yang persis sama. Lokasi konstruksi adalah tempat kerja yang dinamis dengan pemain proyek sering berubah. Itulah sebabnya diperlukan pertemuan pra-konstruksi untuk setiap proyek baru.
Tujuan utama pertemuan pra-konstruksi adalah untuk menyampaikan kepada semua orang di tim proyek tentang rencana dan harapan sebelum pekerjaan apa pun dilaksanakan di lokasi. Pertemuan pra-konstruksi memastikan bahwa semua orang memulai pekerjaan di halaman yang sama dan berkembang sebagai sebuah tim.
Dimulai dengan mendefinisikan peran dan tanggung jawab semua anggota tim dan semua prosedur konstruksi yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan. Ketika semua anggota proyek memahami peran mereka, diskusi penuh mengenai masalah komunikasi, koordinasi dan penjadwalan dimulai.
Tujuan utamanya adalah keberhasilan pelaksanaan proyek sambil meminimalkan masalah, memitigasi risiko dan mencegah kesalahan mahal.
Dalam melakukan pertemuan pra-konstruksi, berikut adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan:
Melakukan pertemuan pra-konstruksi seminggu sebelum dimulainya pelaksanaan proyek adalah waktu yang cukup ideal. Dengan melakukan itu, informasi proyek masih segar dan baru di benak semua orang. Jangka waktu seperti ini juga memberikan waktu yang cukup bagi pemangku kepentingan untuk menyesuaikan diri dengan pengembangan atau perubahan informasi.
Biasanya, peserta dalam pertemuan pra-konstruksi adalah pemilik proyek dan kontraktor. Namun, manajer yang relevan dan pemangku kepentingan juga harus dimasukkan. Berikut adalah daftar pemain kunci lain yang kemungkinan akan terlibat:
Setiap pemangku kepentingan harus menyelesaikan masalah utama yang mereka yakini akan memengaruhi ruang lingkup tanggung jawab mereka pada proyek tertentu. Gagasan intinya adalah agar setiap orang memiliki kesempatan untuk secara individual memetakan cara terbaik untuk berkontribusi bagi keberhasilan suatu proyek.
Pusat dari setiap pertemuan pra-konstruksi adalah agenda. Disarankan bahwa agenda pertemuan pra-konstruksi harus disiapkan lebih awal dengan salinan dibagikan kepada setiap peserta sebelum pertemuan. Dengan agenda di tangan semua orang, pertemuan tetap di jalurnya sementara gangguan dan kejutan dihilangkan. Agenda umum adalah:
Mengikuti agenda adalah dokumen proyek dengan kontrak yang paling penting. Setiap orang dalam rapat harus memiliki akses ke sana dan telah memeriksanya sebelumnya. Setiap kesalahpahaman atau ketidakjelasan tentang klausa atau istilah harus diklarifikasi dalam pertemuan pra-konstruksi. Dokumen penting lainnya untuk ditinjau meliputi:
Mengetahui bahwa banyak masalah dapat muncul selama pelaksanaan proyek konstruksi, melakukan walk-through dengan para pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam proses spesifik membuat proyek konstruksi siap untuk sukses. Manfaat dari Meeting pra-konstruksi meliputi:
