Perencanaan Kolaboratif Proyek Konstruksi Agar Lancar Terkendali. Proyek konstruksi adalah bisnis yang kompleks. Sejumlah besar pemangku kepentingan perlu berkumpul dan bekerja untuk mencapai tujuan yang sama dengan penuh hormat baik untuk perencanaan proyek jangka pendek maupun jangka panjang.
Semua tugas, aktivitas di tempat, dan pesanan material terkait erat satu sama lain dan kesalahan atau kesalahpahaman sekecil apa pun dapat dengan cepat menghalangi pengembangan keseluruhan proyek yang mengakibatkan pembengkakan anggaran yang serius dan klaim yang memakan waktu.
Tidak perlu banyak waktu untuk memahami pentingnya perencanaan kolaboratif untuk konstruksi. Semua tim, termasuk klien dan subkontraktor, perlu berkomunikasi dengan lancar satu sama lain dengan mengandalkan informasi terbaru dari situs.
Sayangnya, hal itu tidak selalu sesederhana kedengarannya. Manajer Proyek dan timnya sering kali tersesat di lautan data yang tidak memiliki konteks. Atau dengan kata lain, data yang tidak terhubung dengan perencanaan 3-6 minggu dan jadwal induk. Dan di sinilah hal-hal menjadi menantang.
Manajer Proyek mungkin harus menghabiskan hingga 40% dari hari mereka mengejar pembaruan, menghadiri rapat yang bisa dihindari, dan secara manual menulis laporan tanpa akhir yang mungkin sudah usang saat selesai. Tidak ada yang menginginkan itu dan tidak ada yang bergabung dengan konstruksi karena alasan itu.
Di sinilah digitalisasi muncul sebagai cara untuk mengurangi pekerjaan admin yang berlebihan dan membuat orang berkolaborasi secara real time. Tapi ada satu masalah. Dalam banyak kasus, Manajer Proyek dan peserta proyek lainnya mengandalkan alat yang salah untuk mencapainya.
Tanpa basa-basi lagi, di bawah ini tiga langkah utama yang akan membantu membuat tim Anda berkolaborasi dengan lancar dan menyelesaikan proyek konstruksi yang sukses:
1. Mengurangi pekerjaan admin
Sekarang, sudah jelas bahwa pekerjaan admin adalah salah satu ancaman terbesar untuk setiap proyek konstruksi. Penggunaan alat digital yang tidak sesuai untuk tujuan memaksa banyak Manajer Proyek dan Direktur Proyek untuk mengandalkan proses manual untuk mengirimkan pembaruan, mencatat kemajuan, dan melindungi proyek mereka dari klaim yang mahal.
Dalam jangka panjang, ini bukan strategi yang dapat dijalankan dan dapat berdampak besar pada cara orang-orang dalam proyek Anda berkolaborasi dan mengelola tugas mereka. Alur kerja komunikasi yang terfragmentasi dapat dengan cepat mengarah pada situasi di mana setiap pemangku kepentingan memiliki versi program yang berbeda yang menimbulkan masalah serius dan kesalahpahaman yang menyakitkan.
Inilah mengapa ekosistem data yang terbuka dan sangat kolaboratif diperlukan. Ekosistem ini harus diperbarui secara real time dan semua pihak yang berkepentingan harus dapat mengaksesnya. Lebih penting lagi, itu harus terkait erat dengan jadwal proyek. Seperti itu, setiap orang akan berada di halaman yang sama dan masalah dapat dideteksi sebelum mereka menjadi tidak proporsional.
2. Lengkapi tim Anda dengan alat yang tepat
Ingin mengurangi beban kerja admin yang berlebihan di sekitar proyek Anda adalah satu hal. Mewujudkannya adalah hal lain. Untuk mencapai misi ini kita perlu memiliki alat yang tepat. Karena itu, Anda perlu berinvestasi pada peralatan yang khusus dibuat untuk industri konstruksi.
Dalam beberapa kasus, orang-orang dalam konstruksi berpikir bahwa hanya karena alat memungkinkan mereka untuk mengirimkan pembaruan dalam waktu nyata, itu secara otomatis sesuai untuk tujuan. Sebenarnya dibutuhkan lebih dari itu.
Setiap pemangku kepentingan dalam proyek perlu terhubung dan memiliki gambaran yang akurat tentang posisi mereka. Jika tidak, bahkan jika mereka menerima umpan balik dalam waktu nyata, mereka masih harus mengejar pembaruan dalam sepuluh arah yang berbeda dan melalui spreadsheet tanpa akhir atau bahkan papan tulis tulisan tangan untuk memverifikasi bahwa informasi yang mereka terima benar.
Tidak peduli seberapa baik seseorang dalam pekerjaannya, cara kerja ini pada akhirnya akan membawa mereka pada keputusan yang buruk dan akan membuat mereka merasa stres dan kewalahan.
Tidak perlu waktu lama untuk menyadari betapa pentingnya penggunaan alat khusus konstruksi untuk membawa perencanaan kolaboratif ke proyek Anda dan untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan tetap terhubung dan bekerja sama secara harmonis.
3. Berinvestasi dalam standardisasi
Membuat tim mengikuti proses, sistem, dan praktik kerja standar mungkin tampak mustahil bagi sebagian orang dalam konstruksi. Alasannya adalah mereka merasa bahwa setiap orang memiliki pendekatan kerja sendiri dan tidak akan pernah berubah.
Tetapi kenyataannya jauh berbeda. Terlepas dari ukuran atau tujuan proyek konstruksi Anda, 80% prosesnya selalu sama. Mempertimbangkan hal itu, dengan mudah menjadi jelas bahwa dengan tidak menstandarisasi sistem dan proses, Anda membuang peluang besar untuk replikasi dan peningkatan produktivitas dalam proyek. Secara sederhana, latihan membuat menjadi sempurna. Ketika Anda mengulangi suatu proses lagi dan lagi, cepat atau lambat, Anda akan menemukan kekurangannya dan memperbaikinya.
Pengulangan yang konsisten dari proses yang telah dirancang sebelumnya dan standar yang dikombinasikan dengan solusi digital khusus konstruksi akan membuka kolaborasi dalam proyek Anda dan mempermudah Anda, sebagai Manajer Proyek, dan tim Anda untuk tetap mengendalikan proses pembangunan dan berkomunikasi dengan lancar .
Berkenaan dengan seberapa cepat tim Anda akan dapat mengadopsi cara kerja digital baru, Anda seharusnya tidak lagi melihat ini sebagai masalah nyata. Tentu, beberapa orang mungkin membutuhkan waktu ekstra pada awalnya, tetapi jika tim Anda dapat menggunakan smartphone dan mobile banking, tidak ada alasan mengapa mereka tidak dapat menggunakan aplikasi konstruksi yang dapat membuat hidup mereka lebih mudah.
Untuk berhasil dalam perencanaan kolaboratif, Anda perlu menggabungkan tiga elemen penting: orang, proses, dan alat. Dengan menggabungkan ketiganya, Anda akan dapat menyelesaikan masalah kritis hingga tujuh kali lebih cepat.
Inilah alasan mengapa alat khusus konstruksi dan proses standar dapat membuat perbedaan besar untuk proyek Anda saat ini dan masa depan.
