Jelang akhir tahun selalu timbul kebahagian dan cemas campur aduk bagi karyawan ataupun pejabat pemerintahan, khususnya bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Bagaimana tidak? Datangnya akhir tahun artinya pekerjaan proyek pemerintahan yang menumpuk akan segera berakhir, namun disisi lain PPK dihadapkan dengan tumpukan penagihan pembayaran yang harus segera diselesaikan mengingat batas akhir penggunaan anggaran.
Salah satu tugas utama PPK adalah menetapkan dan mengendalikan jalannya kontrak. Ini artinya PPK harus terlibat secara langsung dalam proses pelaksanaan kontrak dari awal hingga serah terima pekerjaan yang mana biasanya berakhir di penghujung tahun.
Baca juga: Solusi Akhir Tahun Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD)
Tata Cara Atasi Pekerjaan Yang Tidak Terselesaikan Sampai Akhir Tahun Anggaran
Berdasarkan pengalaman yang sudah-sudah, akhir tahun selalu membuat hectic dan cemas dalam mengelola pengadaan di setiap instansi pemerintahan di Indonesia. Jika hanya berpatokan pada kontrak, PPK tidak cukup untuk bisa menyelesaikan tanggung jawabnya. Harus ada strategi khusus yang disiapkan agar tugas dan tanggung jawab PPK bisa selesai dengan baik.
Seluruh tagihan dan pengeluaran keuangan negara di tahun tersebut haruslah dipertanggungjawabkan di tahun itu juga. Akibatnya? Semua penyedia (vendor) menagih pembayaran yang katanya memang sudah menjadi haknya di akhir tahun. Untungnya sekarang ada SP2D yang membantu pencairan dana menjadi lebih mudah. Dengan sistem SP2D ini pemerintah daerah dapat melakukan proses pencairan langsung dan kontrol informasi keuangan Pemda menggunakan browser tanpa harus datang ke kantor Bank Daerah setempat.
PPK selalu menjadi salah satu pejabat yang siap sedia untuk memacu penyerapan anggaran yang tinggi. Entah itu disengaja, atau karena tuntutan sistem keuangan. PPK akan menagih seluruh hal-hal yang harus dibayarkan di tahun itu juga karena berkaitan dengan realisasi belanja daerah. Anda semua mungkin sudah tahu, indikator kinerja dari sebuah daerah adalah persentase serapan anggaran di setiap tahunnya yang mana berdampak langsung bagi masyarakat.
Penyerapan anggaran ini bersentuhan dengan kebutuhan yang mendesak bagi publik. Contohnya, rencana pembangunan proyek jalan yang tidak maksimal karena serapan rendah. Semestinya, aspal dapat dicor sepanjang 15 km pada awal tahun, tapi karena penyerapan yang rendah baru lima sampai tujuh kilometer.
Karena itu, menjalankan program dengan maksimal untuk memacu penyerapan anggaran besar-besaran di akhir tahun akan mampu menopang perekonomian nasional yang tengah melambat. Namun akibatnya beban kerja PPK akan jauh lebih besar dari biasanya.
Tanggungjawab tersebut misalnya PPK harus memeriksa kontrak, menyetujui bukti pembelian atau menandatangani kwitansi, melunasi honor-honor yang wajib dibayarkan, menetapkan besaran Uang Muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia Barang/Jasa, dan setumpuk persetujuan pembayaran lainnya.
Penyelesaian pekerjaan ini tentunya membutuhkan waktu, kesabaran, ketekunan, dan ketelitian agar semua uang yang keluar tetap sesuai dengan aturan yang berlaku.
Aturan keuangan memastikan bahwa barang/jasa dibayar 100% setelah dilaksanakannya proses serah terima barang/jasa dalam kondisi yang baik. Tahapan tersebut harus dilalui untuk memastikan agar barang/jasa yang diperoleh sesuai dengan spesifikasi yang disampaikan di dalam dokumen penawaran.
Beginilah kondisi pekerjaan PPK di akhir tahun. Selalu bikin heboh, rumit, dan membuat pengelola keuangan menjadi kalang kabut. Terlebih lagi bila menghadapi kontrak dengan dengan deadline akhir tahun. Ini bisa membuat seorang PPK menjadi lebih was-was dalam menangani proses pencairan dana.
Tapi bagaimana, bila kenyataan pengelolaan keuangan tidak selalu seindah ekspektasi? Berikut strategi bagi PPK yang bisa dilakukan.
1. Pastikan seluruh perencanaan kegiatan dikelola dengan baik
Sebelum melaksanakan kegiatan, PPK harus memastikan sudah meminta seluruh perencanaan setiap program sebelum pelaksanaan dimulai. Dengan adanya perencanaan ini, PPK bisa mengatur strategi bagaimana pengelolaan keuangan dalam program tersebut.
PPK bisa mendeteksi apakah anggaran yang diajukan sudah sesuai dengan aturannya atau masih ada yang harus diperbaiki.
PPK juga bisa mengatur bagaimana serapan anggaran setiap bulannya sehingga tidak terjadi penggelembungan penyerapan di akhir tahun seperti yang biasa terjadi.
2. Sampaikan kepada rekanan untuk melakukan permintaan uang tepat waktu
Idealnya, uang diminta setiap sebuah kegiatan sudah selesai dilaksanakan, itu pun dengan catatan bahwa bukti-bukti pertanggungjawaban sudah terkumpul dengan lengkap.
Misalkan saja, saat seorang pegawai selesai melakukan perjalanan dinas. Tentu pegawai tersebut harus mengumpulkan surat tugas, SPD, kuitansi perjalanan, tiket kendaraan, bukti pembayaran hotel, dll.
Tapi nyatanya, mengumpulkan SPJ ini tidaklah mudah. Ada-ada saja bukti yang ternyata kurang untuk diserahkan kepada PPK. Entah itu misalkan boarding pass yang hilang, dll.
Apapun alasannya, PPK harus secara terus-menerus mengingatkan rekan yang melakukan kegiatan untuk bisa mengumpulkan seluruh bukti pertangunggjawaban tepat waktu. Bila tidak, cobalah tegas untuk tidak melakukan pembayaran apapun sebelum bukti pembayaran tersebut lengkap.
Mengelola Pengadaan Konstruksi di akhir tahun
Pengadaan jasa konstruksi salah satu pengadaan yang harus disikapi sangat serius apalagi jika memiliki batas kontrak akhir tahun.
Hal ini mengingat segala kemungkinan bisa saja terjadi dalam pengadaan konstruksi. Misalkan saja, cuaca yang buruk, bahan material yang habis, hingga tukang pekerja yang tiba-tiba mogok atau libur tanpa pemberitahuan kepada kontraktor.
Untuk menyiasati hal ini, ada beberapa hal yang bisa anda pertimbangkan Apabila anda ditugaskan sebagai PPK untuk pelaksanaan proyek konstruksi.
1. Lebih Cepat, Lebih Baik
Jangan pernah berpatokan kepada batas akhir kontrak. Selalu usahakan agar progress pekerjaan selesai lebih cepat daripada jadwal pelaksanaan. Tekankan kepada kontraktor bahwa sebisa mungkin selesai lebih cepat untuk menghindari prosedur adminstrasi yang rumit.
Dengan begitu, anda masih memiliki waktu lebih jika terjadi hal-hal yang bisa mengakibatkan tertundanya pekerjaan.
2. Aktif Berkonsultasi dengan Konsultan Pengawas
Konsultan pengawas juga merupakan bagian dari pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Karena itu, jangan sungkan meminta saran dan pengawasan ekstra dari mereka agar pekerjaan bisa selesai lebih cepat.
Berbagai saran dan masukan dari konsultan pengawas bisa menjadi pertimbangan bagi anda untuk berkoordinasi dengan kontraktor dalam penyelesaian pekerjaan.
3. Jaga Komunikasi secara intens dengan Kontraktor
Terkadang kontraktor memiliki banyak proyek sehingga kewalahan mengawasi keseluruhan proyeknya secara menyeluruh. Tapi sebagai PPK, apapun yang terjadi, Anda harus terus berkoordinasi untuk mencari strategi penyelesaian pekerjaan. Jangan sungkan untuk bertemu atau menelpon secara terus menerus.
Jangan sungkan untuk terus bertanya kemajuan pekejaan. Bila perlu, berikan penegasan terhadap konsekuensi yang mungkin terjadi bila pekerjaan tidak selesai sesuai dengan batas kontrak.
4. Perkuat koordinasi dan sinergi dengan inspektorat
Inspektorat memang tidak terlibat secara langsung dalam pelaksanaan kontrak pekerjaan pengadaan konstruksi. Tetapi inspektorat bisa dijadikan untuk berkoordinasi/konsultasi terkait aturan-aturan dan pencegahan dari berbagai keputusan yang diambil dalam pengadaan barang/jasa.
Inspektorat tidak pernah memberikan saran. Mereka pastinya hanya menyodorkan sejumlah aturan yang bisa PPK gunakan dalam pengambilan keputusan.
5. Bila tak memenuhi target, jangan sungkan memutus kontrak
Bila dalam kondisi yang tidak memungkinkan, jangan penah sungkan untuk memutus kontrak secara sepihak. Keselamatan Anda jauh lebih penting daripada hanya sekadar menyelesaikan proyek tersebut.
Jangan memaksakan diri untuk melakukan pencairan 100% di saat pekerjaan belum benar-benar selesai 100%, terlebih bila tidak ada dasar hukum yang melindungi Anda.
Misalnya saja, proyek pavingisasi jalan akan berakhir dengan batas kontrak 29 Desember. Sedangkan, aturan keuangan mewajibkan seluruh pencairan keuangan berakhir pada tanggal 22 Desember.
Ternyata, setelah memeriksa progress di lapangan, jalan yang belum dipaving tinggal 100 meter lagi dan paving baru akan datang di awal tahun depan dikarenakan keterlambatan pengiriman. Anda juga sudah memastikan kedatangan paving ini dengan berkoordinasi langsung dengan pihak pengirim paving tersebut.
Pertanyaannya, apa keputusan yang Anda ambil untuk menyelesaikan proyek ini?
Yang jelas, Anda harus menemukan dasar hukum yang memungkinkan penyelesaian proyek pavingisasi ini.
Bila tidak memungkinkan, maka pilihannya tentu mengerucut menjadi dua kemungkinan, melakukan pencairan seolah-olah pekerjaan sudah selesai 100% atau memutus kontrak dan membayar kontraktor sesuai dengan prestasi kerja.
Baiklah, sebaiknya Anda lebih memilih memutus kontrak secara sepihak. Aturan pemutusan kontrak diatur dalam Perpres No. 16 tahun 2018 sedangkan pencairan 100% dengan kondisi pekerjaan fiktif jelas melanggar undang-undang.
Pekerjaan yang belum selesai tersebut bisa saja disempurnakan dikemudian hari. Tetapi, konsekuensi hukum yang mungkin terjadi jelas merupakan perkara yang sulit untuk dihindari.
Melaksanakan belanja barang/jasa bukanlah hal yang mudah. Ada banyak hal yang menjadi pertimbangan dan diputuskan agar seluruh proses pengadaan barang/jasa berjalan sebagaimana mestinya.
Jika Anda adalah PPK, perbanyaklah membaca aturan. Dan pastikan diri Anda selalu mengikut aturan!
Salah satu tugas utama PPK adalah menetapkan dan mengendalikan jalannya kontrak. Ini artinya PPK harus terlibat secara langsung dalam proses pelaksanaan kontrak dari awal hingga serah terima pekerjaan yang mana biasanya berakhir di penghujung tahun.
Baca juga: Solusi Akhir Tahun Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD)
Tata Cara Atasi Pekerjaan Yang Tidak Terselesaikan Sampai Akhir Tahun Anggaran
Berdasarkan pengalaman yang sudah-sudah, akhir tahun selalu membuat hectic dan cemas dalam mengelola pengadaan di setiap instansi pemerintahan di Indonesia. Jika hanya berpatokan pada kontrak, PPK tidak cukup untuk bisa menyelesaikan tanggung jawabnya. Harus ada strategi khusus yang disiapkan agar tugas dan tanggung jawab PPK bisa selesai dengan baik.
Seluruh tagihan dan pengeluaran keuangan negara di tahun tersebut haruslah dipertanggungjawabkan di tahun itu juga. Akibatnya? Semua penyedia (vendor) menagih pembayaran yang katanya memang sudah menjadi haknya di akhir tahun. Untungnya sekarang ada SP2D yang membantu pencairan dana menjadi lebih mudah. Dengan sistem SP2D ini pemerintah daerah dapat melakukan proses pencairan langsung dan kontrol informasi keuangan Pemda menggunakan browser tanpa harus datang ke kantor Bank Daerah setempat.
PPK selalu menjadi salah satu pejabat yang siap sedia untuk memacu penyerapan anggaran yang tinggi. Entah itu disengaja, atau karena tuntutan sistem keuangan. PPK akan menagih seluruh hal-hal yang harus dibayarkan di tahun itu juga karena berkaitan dengan realisasi belanja daerah. Anda semua mungkin sudah tahu, indikator kinerja dari sebuah daerah adalah persentase serapan anggaran di setiap tahunnya yang mana berdampak langsung bagi masyarakat.
Penyerapan anggaran ini bersentuhan dengan kebutuhan yang mendesak bagi publik. Contohnya, rencana pembangunan proyek jalan yang tidak maksimal karena serapan rendah. Semestinya, aspal dapat dicor sepanjang 15 km pada awal tahun, tapi karena penyerapan yang rendah baru lima sampai tujuh kilometer.
Karena itu, menjalankan program dengan maksimal untuk memacu penyerapan anggaran besar-besaran di akhir tahun akan mampu menopang perekonomian nasional yang tengah melambat. Namun akibatnya beban kerja PPK akan jauh lebih besar dari biasanya.
Tanggungjawab tersebut misalnya PPK harus memeriksa kontrak, menyetujui bukti pembelian atau menandatangani kwitansi, melunasi honor-honor yang wajib dibayarkan, menetapkan besaran Uang Muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia Barang/Jasa, dan setumpuk persetujuan pembayaran lainnya.
Penyelesaian pekerjaan ini tentunya membutuhkan waktu, kesabaran, ketekunan, dan ketelitian agar semua uang yang keluar tetap sesuai dengan aturan yang berlaku.
Aturan keuangan memastikan bahwa barang/jasa dibayar 100% setelah dilaksanakannya proses serah terima barang/jasa dalam kondisi yang baik. Tahapan tersebut harus dilalui untuk memastikan agar barang/jasa yang diperoleh sesuai dengan spesifikasi yang disampaikan di dalam dokumen penawaran.
Beginilah kondisi pekerjaan PPK di akhir tahun. Selalu bikin heboh, rumit, dan membuat pengelola keuangan menjadi kalang kabut. Terlebih lagi bila menghadapi kontrak dengan dengan deadline akhir tahun. Ini bisa membuat seorang PPK menjadi lebih was-was dalam menangani proses pencairan dana.
Baca Juga: Daftar Harga Alat Pembersih Wajah Elektrik Terbaik
Strategi Jitu PPK dalam Menghadapi Pengadaan di Akhir Tahun
Di penghujung tahun, pengadaan barang/jasa selalu menjadi momok yang sangat menyebalkan bagi Pejabat Pengadaan. Sesuai dengan sistem akuntansi pemerintah, seluruh pengeluaran di tahun tersebut hanya bisa dibayarkan pada tahun itu juga.Tapi bagaimana, bila kenyataan pengelolaan keuangan tidak selalu seindah ekspektasi? Berikut strategi bagi PPK yang bisa dilakukan.
1. Pastikan seluruh perencanaan kegiatan dikelola dengan baik
Sebelum melaksanakan kegiatan, PPK harus memastikan sudah meminta seluruh perencanaan setiap program sebelum pelaksanaan dimulai. Dengan adanya perencanaan ini, PPK bisa mengatur strategi bagaimana pengelolaan keuangan dalam program tersebut.
PPK bisa mendeteksi apakah anggaran yang diajukan sudah sesuai dengan aturannya atau masih ada yang harus diperbaiki.
PPK juga bisa mengatur bagaimana serapan anggaran setiap bulannya sehingga tidak terjadi penggelembungan penyerapan di akhir tahun seperti yang biasa terjadi.
2. Sampaikan kepada rekanan untuk melakukan permintaan uang tepat waktu
Idealnya, uang diminta setiap sebuah kegiatan sudah selesai dilaksanakan, itu pun dengan catatan bahwa bukti-bukti pertanggungjawaban sudah terkumpul dengan lengkap.
Misalkan saja, saat seorang pegawai selesai melakukan perjalanan dinas. Tentu pegawai tersebut harus mengumpulkan surat tugas, SPD, kuitansi perjalanan, tiket kendaraan, bukti pembayaran hotel, dll.
Tapi nyatanya, mengumpulkan SPJ ini tidaklah mudah. Ada-ada saja bukti yang ternyata kurang untuk diserahkan kepada PPK. Entah itu misalkan boarding pass yang hilang, dll.
Apapun alasannya, PPK harus secara terus-menerus mengingatkan rekan yang melakukan kegiatan untuk bisa mengumpulkan seluruh bukti pertangunggjawaban tepat waktu. Bila tidak, cobalah tegas untuk tidak melakukan pembayaran apapun sebelum bukti pembayaran tersebut lengkap.
Mengelola Pengadaan Konstruksi di akhir tahun
Pengadaan jasa konstruksi salah satu pengadaan yang harus disikapi sangat serius apalagi jika memiliki batas kontrak akhir tahun.
Hal ini mengingat segala kemungkinan bisa saja terjadi dalam pengadaan konstruksi. Misalkan saja, cuaca yang buruk, bahan material yang habis, hingga tukang pekerja yang tiba-tiba mogok atau libur tanpa pemberitahuan kepada kontraktor.
Untuk menyiasati hal ini, ada beberapa hal yang bisa anda pertimbangkan Apabila anda ditugaskan sebagai PPK untuk pelaksanaan proyek konstruksi.
1. Lebih Cepat, Lebih Baik
Jangan pernah berpatokan kepada batas akhir kontrak. Selalu usahakan agar progress pekerjaan selesai lebih cepat daripada jadwal pelaksanaan. Tekankan kepada kontraktor bahwa sebisa mungkin selesai lebih cepat untuk menghindari prosedur adminstrasi yang rumit.
Dengan begitu, anda masih memiliki waktu lebih jika terjadi hal-hal yang bisa mengakibatkan tertundanya pekerjaan.
2. Aktif Berkonsultasi dengan Konsultan Pengawas
Konsultan pengawas juga merupakan bagian dari pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Karena itu, jangan sungkan meminta saran dan pengawasan ekstra dari mereka agar pekerjaan bisa selesai lebih cepat.
Berbagai saran dan masukan dari konsultan pengawas bisa menjadi pertimbangan bagi anda untuk berkoordinasi dengan kontraktor dalam penyelesaian pekerjaan.
3. Jaga Komunikasi secara intens dengan Kontraktor
Terkadang kontraktor memiliki banyak proyek sehingga kewalahan mengawasi keseluruhan proyeknya secara menyeluruh. Tapi sebagai PPK, apapun yang terjadi, Anda harus terus berkoordinasi untuk mencari strategi penyelesaian pekerjaan. Jangan sungkan untuk bertemu atau menelpon secara terus menerus.
Jangan sungkan untuk terus bertanya kemajuan pekejaan. Bila perlu, berikan penegasan terhadap konsekuensi yang mungkin terjadi bila pekerjaan tidak selesai sesuai dengan batas kontrak.
4. Perkuat koordinasi dan sinergi dengan inspektorat
Inspektorat memang tidak terlibat secara langsung dalam pelaksanaan kontrak pekerjaan pengadaan konstruksi. Tetapi inspektorat bisa dijadikan untuk berkoordinasi/konsultasi terkait aturan-aturan dan pencegahan dari berbagai keputusan yang diambil dalam pengadaan barang/jasa.
Inspektorat tidak pernah memberikan saran. Mereka pastinya hanya menyodorkan sejumlah aturan yang bisa PPK gunakan dalam pengambilan keputusan.
5. Bila tak memenuhi target, jangan sungkan memutus kontrak
Bila dalam kondisi yang tidak memungkinkan, jangan penah sungkan untuk memutus kontrak secara sepihak. Keselamatan Anda jauh lebih penting daripada hanya sekadar menyelesaikan proyek tersebut.
Jangan memaksakan diri untuk melakukan pencairan 100% di saat pekerjaan belum benar-benar selesai 100%, terlebih bila tidak ada dasar hukum yang melindungi Anda.
Misalnya saja, proyek pavingisasi jalan akan berakhir dengan batas kontrak 29 Desember. Sedangkan, aturan keuangan mewajibkan seluruh pencairan keuangan berakhir pada tanggal 22 Desember.
Ternyata, setelah memeriksa progress di lapangan, jalan yang belum dipaving tinggal 100 meter lagi dan paving baru akan datang di awal tahun depan dikarenakan keterlambatan pengiriman. Anda juga sudah memastikan kedatangan paving ini dengan berkoordinasi langsung dengan pihak pengirim paving tersebut.
Pertanyaannya, apa keputusan yang Anda ambil untuk menyelesaikan proyek ini?
Yang jelas, Anda harus menemukan dasar hukum yang memungkinkan penyelesaian proyek pavingisasi ini.
Bila tidak memungkinkan, maka pilihannya tentu mengerucut menjadi dua kemungkinan, melakukan pencairan seolah-olah pekerjaan sudah selesai 100% atau memutus kontrak dan membayar kontraktor sesuai dengan prestasi kerja.
Baiklah, sebaiknya Anda lebih memilih memutus kontrak secara sepihak. Aturan pemutusan kontrak diatur dalam Perpres No. 16 tahun 2018 sedangkan pencairan 100% dengan kondisi pekerjaan fiktif jelas melanggar undang-undang.
Pekerjaan yang belum selesai tersebut bisa saja disempurnakan dikemudian hari. Tetapi, konsekuensi hukum yang mungkin terjadi jelas merupakan perkara yang sulit untuk dihindari.
Melaksanakan belanja barang/jasa bukanlah hal yang mudah. Ada banyak hal yang menjadi pertimbangan dan diputuskan agar seluruh proses pengadaan barang/jasa berjalan sebagaimana mestinya.
Jika Anda adalah PPK, perbanyaklah membaca aturan. Dan pastikan diri Anda selalu mengikut aturan!
Sumber:https://www.pengadaan.web.id/2019/07/strategi-ppk-menghadapi-pengadaan-di-akhir-tahun.html
